Problematisch ist, dass sich Unternehmen dabei häufg nicht wie professionelle Kreditgeber verhalten. Für den Erfolg eines Unternehmens ist es aber von Bedeutung, diese Forderungen als wichtige und kritische Ansprüche zu behandeln.
Das bedeutet:
Kreditprüfung ist die beste Vorsorge gegen Forderungsausfälle
Prüfen Sie die Bomität ihrer Kunden, denen Sie Zahlungsziele einräumen möchten, vor Abschluss von Lieferverträgen. Greifen Sie dabei auf alle verfügbaren Informationen zurück, die eine Bewertung der Kundenbonität erlauben. Kunden mit unzureichender Bonität sollten Sie keinen Kredit einräumen. Bonitätsauslünfte erhalten Sie bei Wirtschaftsauskunftsdateien.
Sorgfältige Einräumung von Zahlungszielen
Verkaufen Sie Ihre Leistung nicht über großzügige oder branchenunübliche Zahlungsziele. Bieten sie Ihren Kunden vielmehr Anreize, möglichst rasch zu zahlen (Skonto).
Bei größeren Kreditbeträgen sollten Sie Sicherheiten (z.B. Bankbürgschaften) schaffen. Kalkulieren Sie in jedem Fall Ihre eigenen Kosten, die Ihnen durch den Lieferantenkredit entstehen, in den Angebotspreis ein.
Zügige Rechnungsstellung
Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbraucht haben, zögern Sie nicht damit, unverzüglich Ihre Forderung in Rechnung zu stellen. Achten Sie dabei auf korrekte und vollständige Aufzählung Ihrer erbrachten Leistungen und stellen Sie sicher, dass die jeweils vereinbarten Preise in Rechnung gestellt werden. Jede Ungenauigkeit, jeder Fehler in Ihrer Rechnung kann von Ihrem Kunden dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern.
Das gehört in eine Rechung:
- vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens
- vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Ort und Datum
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- fortlaufende einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Betreffzeile: Rechung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt/Zeitraum der Lieferung/Leistung
- Nettobetrag in Euro
- Mehrwertsteuersatz und die Höhe des Steuerbetrags in Euro
- im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung/Leistung eine Steuerbefreiung gilt
- Zahlungsziel (Datum, bis wann die Überweisung eingegangen sein sollte)
- BankverbindungÜberwachung der Zahlungseingänge
Stellen Sie sicher, dass Zahlungstermine und Zahlungsbeträge in Ihrem Rechnungswesen genauestens überwacht werden. Ihr Kunden erwartet von Ihnen pünktliche Lieferung. Verlangen Sie von Ihrem kunden daher auch die Einhaltung der vereinbarten Zahlungsziele.
Organisation des Mahnwesens
Das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen sieht vor, dass Schuldner auch ohne Mahnung bereits 30 Tage nach Rechnungserhalt in Verzug geraten. Um Ihren Zahlungsanspruch zu realisieren, sollten Sie Ihren Kunden dennoch an den Ausgleich Ihrer fälligen Rechnungen erinnern.
Bevor Sie Ihrem Kunden die erste Mahnung schicken, sollten Sie intern prüfen, ob Sie Ihre Leistung wie vereinbart erbracht haben.
- Ist die Lieferung vollständig erfolgt ?
- Liegen berechtigte Reklamationen vor ?
- Wann ist die korrekte Rechnung an den Kunden versand worden ?
- Liegen Buchungsfehler vor ?
- Welches Zahlungsziel wurde eingeräumt?
Planung der Ein- und Auszahlungen
Bedenken Sie, dass säumige Zahler Ihre Existenz gefährden können.
Planen sie daher Ihre Finanzen sorgfältig!
Berücksichtigen Sie - bei Ihrer Liquititätsplanung - die Zahlungen aus Kundenforderungen nicht zu optimistisch. Ermitteln Sie dasher die durchschnittliche Zahlungsfrist Ihrer eigenen Forderungen und berücksichten Sie diese bei Ihrer Finanzplanung.
Finanzierung der Forderungen
Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Hausbank über die Finanzierung möglicher außenstände und warten Sie damit nicht, bis Sie selbst aufgrund der hohen Forderungsbestände Ihre verfügbare Kreditlinie vollständig ausgeschöpft haben. Es wird Ihnen schwer fallen, erweiterte Kreditlinien zu erhalten, wenn Sie nicht liquide sind.
Externe Hilfestellung beim Forderungseinzug
Wenn Ihre Mahnungen nicht zum gewünschten Erfolg geführt haben, zögern Sie nicht, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Drohen Sie dies ggf. in einer dritten schriftlichen Mahnung an. Zahlt der Kunde auch dann nicht, beauftragen sie ein professionelles Inkassoinstitut mit der Realisierung ihrer Forderung. Je länger Sie mit diesem Schritt warten, desto unwahrscheinlicher wird es, dass Sie Ihr Geld bekommen.
